Intui - nový rezervační systém

20. 08. 2017

Od 28. srpna 2017 přecházíme na nový rezervační systém. Co nového nás čeká? Jaké možnosti s sebou Intui přináší?

Množí jste jistě zaregistrovali během posledního roku zmínky, že tuto změnu připravujeme. Nyní konečně přišla chvíle, kdy vše spustíme. Rádi bychom vás v následujícím článku seznámili s novým prostředím a co nejvíce vám tento přechod usnadnili.

Proč jsme se rozhodli pro změnu rezervačního systému?

Každá taková změna s sebou nese spoustu starostí. Na rezervační systém Afit jsme byli všichni zvyklí a uměli s ním pracovat, a to jak my ve studiu (recepční i instruktoři), tak i vy, naši klienti. (Mimochodem, používali jsme ho od roku 2010, kdy představoval revoluční přechod od papírového diáře k databázi na PC.) Přesto jsme se rozhodli, že Intui stojí za trochu starostí a energie navíc, protože věříme, že nakonec budeme všichni spokojenější.

Mnohé změny nejspíš ani nepostřehnete, týkají se naší práce při zadávání rozvrhu do systému, zpracování lekcí či získávání statistických výstupů pro vedení studia.

  • Jedním z hlavních důvodů, proč se loučíme s Afitem, je značně omezený přístup do systému, pokud nesedíme přímo ve studiu u počítače. Díky možnosti udělit uživatelům různé kompetence umožňuje Intui pohodlnější a praktičtější správu celé databáze. (To je opět přínos především pro nás, instruktory a recepci.)

Dlouho jsme se rozhodovali mezi Intui a americkým systémem Mindbody, který používá po celém světě nespočet fitcenter a sportovních klubů. Jedná se o ověřený systém se spolehlivou podporou provozovatele. Přesto jsme nakonec dali důvěru Intui, které spravuje česká společnosti emocio. Proč? Emocio je s námi téměř od začátku, ještě v dobách, kdy se myPilates jmenovalo Body Style Prague. Webové stránky jsou produktem emocia, stejně jako objednávkový systém, pomocí kterého spravujeme vzdělávací kurzy, semináře a workshopy. Intui je tedy logickým krokem, aby vše bylo "pod jednou střechou".

V neposlední řadě se Afit stával čím dál zastaralejším. Víme, že Intui je průběžně aktualizováno a vylepšováno. Díky dobrým vztahům s jeho tvůrci můžeme ovlivňovat jeho podobu a naše připomínky z něj pomáhájí vytvářet uživatelsky přívětivé prostředí.

Intui.JPGCo nového tedy čeká klienty?

První, čeho si pochopitelně všimnete, je graficky jiné prostředí.

  • prohodili jsme časové osy (hodiny jsou vertikálně, dny v týdnu horizontálně)
  • ubylo barviček, snad nikoli na úkor přehlednosti, ale naopak
  • věříme, že i filtry jsou takto přehlednější

Dosud používaný systém slev, odstupňovaný podle výše vkladu, jsme se pokusili zjednodušit. V Afitu jste při vyšším vkladu získali slevu, takže se vám ve vyúčtování objevovaly nižší částky za lekci. V Intui to bude jinak, cena za lekci bude vždy stejná. Výhoda vyššího vkladu se projeví tak, že při zaplacení náležité částky automaticky přibude na váš účet více kreditů.

  • Příklad: Při zaplacení 10.000 Kč jste dosud získali 5% slevu na lekce, ale na váš účet jsme připsali 10.000 kreditů. Nyní na váš účet vložíme 10.500 kreditů (tj. o 5% více).

Co zůstává při starém?

Nebudeme nic měnit na koncepci lekcí ve studiu. Zůstávají individuální i skupinové lekce, zůstávají vaši staří známí instruktoři :-) a dokonce přibývají noví (Helenu Boháčovou znají od jara klienti nedělní večerní skupiny a fyzioterapeutku Alenu Čechovou vám brzy představíme).

Nijak se nemění ani pravidla pro rezervování lekcí, případně pro odhlašování z lekce.

  • rezervovat lekci byste si měli přes internet
  • k provedení rezervace je potřeba mít na účtu odpovídající kredit
  • odhlásit se z lekce bez poplatku je možné nejpozději 12 hodin před jejím začátkem (k odhlašování používejte internet, je to rychlejší, než psát email recepci)

Jak to nyní proběhne?

V týdnu 21. - 25. srpna budeme vkládat do Intui všechny klienty, kteří v průběhu posledních 6 měsíců byli ve studiu cvičit. Nevyužijeme možnost přenést kompletní klientskou databázi automatickým exportem z Afitu, ale uděláme si trochu pořádek a "aktivní" klienty vložíme do Intui ručně.

Ve chvíli, kdy proběhne vložení klienta do Intui, odešle vám systém email s novými přístupovými údaji. Prosíme, uložte si je a email nemažte, Intui zpřístupníme klientům 28. srpna. (Instrukce obdržíte v newsletteru.)

Jak převedeme do Intui zůstatky na klientských účtech?

Také ručně, velmi pečlivě a pozorně. V sobotu 26. srpna zasedneme k počítači a všem aktivním klientům, kteří již budou mít profil v Intui, vložíme na účet příslušný počet kreditů. Klientům, kteří mají nyní v Afitu nárok na slevu, zvýšíme zbývající kredit odpovídajícím způsobem.

  • Příklad: Klient využívá 10% slevu. Na účtu v Afitu mu zbývá 3.500 kreditů. Do Intui mu vložíme 3.850 kreditů (ke 3.500 přičteme 350 = 10% z 3.500).

Prosíme všechny klienty o následnou kontrolu. V případě nesouhlasu co nejdříve kontaktujte Kristýnu Majerovou.

Co ještě chystáme?

V začátcích jsme se rozhodli mít střídmé nároky, abychom sobě ani vám příliš nekomplikovali život. I když doufáme v hladký přechod k Intui, raději nejprve zprovozníme základní funkce, které jsme dosud používali v Afitu (rezerování lekcí, dosud používané způsoby úhrady). Pak ovšem bychom rádi pokročili dále. Plánujeme:

  • automatické vkládání kreditů do systému při úhradě převodem (nyní tyto platby vkládáme ručně a často je mezi platbou a jejím vložením do Afitu i několikadenní prodleva)
  • online platba kartou
  • automatické vystavování faktur
  • možnost rezervovat si lekci jako náhradník, pokud je lekce obsazena (jako byste se postavili do fronty a pokud se místo uvolní, Intui vám pošle zprávu)
  • uvažujeme o možnosti posílat upozornění emailem nebo/i přes sms zprávu

myPilates

 

Věříme, že jsme vás tímto rozsáhlým článkem uklidnili a zodpověděli jsme možné otázky, že se těšíte na nový rezervační systém a že Intui bude brzy dělat radost nejen nám - instruktorům a recepčním, ale především vám, klientům studia myPilates. Možná nás čekají nějaké rušné chvilky, ale my se budeme ze všech sil snažit problémy co nejdříve vyřešit. Nepochybujeme o tom, že v případě zádrhelů projeví naši klienti pochopení, trpělivost, případně i trochu shovívavosti. Takové je totiž známe ze studia, laskavé a usměvavé. Děkujeme za vaši podporu a držme si palce!